Club Universitario de Deportes · Tienda Crema
Cómo se conecta la tienda online con SAP Business One y con el operador logístico, qué controles protegen los datos y el dinero, y en qué estado está cada proceso.
La tienda nunca habla directamente con SAP. Entre ambos hay un sistema intermedio, el middleware, que traduce, valida, ordena y deja registro de todo lo que ocurre.
Es la cara al público. Maneja catálogo, fotos, carrito, checkout y el cobro. No conoce a SAP.
Traduce entre ambos mundos, valida cada operación, ordena los trabajos y deja registro auditable.
Es la fuente de verdad de artículos, precios, stock, clientes y comprobantes. Manda en todo lo contable.
Recibe el envío ya facturado y devuelve el estado y el código de seguimiento del despacho.
La alternativa sería conectar la tienda directamente con SAP. No se hizo, y por tres razones concretas.
Shopify es una plataforma de terceros donde trabajan agencias, diseñadores y personal de marketing.
Un comprobante mal armado se rechaza, y uno mal emitido solo se corrige con nota de crédito.
Si la conexión falla justo cuando entra un pedido, sin intermediario ese pedido se pierde sin que nadie se entere.
Siete controles que protegen los datos del club, los datos de los compradores y la integridad contable. Todos están implementados y cubiertos por pruebas automatizadas.
Nada sensible viaja ni se guarda en texto plano
Cada paso queda registrado y encadenado
Nada escribe en SAP sin autorización explícita
Solo lo que el comprobante exige
Cada pedido lleva una referencia única. Si el sistema reintenta, reconoce que ya lo procesó y no emite un segundo comprobante. Verificado contra SAP.
Al confirmarse el pago, las unidades quedan reservadas localmente hasta que SAP confirma. Dos personas no pueden comprar la última unidad.
Si SAP no responde, el trabajo se reintenta con espera creciente hasta cinco veces. Si aun así falla, queda apartado para revisión manual, nunca se descarta.
Cada cambio del sistema vuelve a ejecutar la batería completa. Incluye casos de borde reales que ya aparecieron en producción, como el cálculo de la fecha en hora de Lima y el rechazo de comprobantes sin código de impuesto.
boleta 38000054 · S/ 194.83 + IGV S/ 35.07 = S/ 229.90 · stock AIM 548 → 547
Cinco flujos conectan los tres sistemas. Cada uno tiene su llave de habilitación propia y se enciende por separado.
| Proceso | Dirección | Qué hace | Estado |
|---|---|---|---|
| Catálogo | SAP a la tienda | Publica artículos y variantes sin pisar fotos, textos ni colecciones que gestiona Marketing. | Probado, pendiente de precios |
| Precios | SAP a la tienda | Publica el precio vigente con su regla de IGV. | Bloqueado: los artículos figuran sin precio en SAP |
| Inventario | SAP a la tienda | Publica la cantidad vendible del almacén del canal, descontando lo comprometido. | Pendiente de definir el almacén |
| Venta y comprobante | Tienda a SAP | Con el pedido pagado, identifica o crea al cliente y emite la boleta o factura, que a su vez descuenta el stock. | Boleta emitida y stock descontado |
| Despacho | Tienda al operador | Da de alta el envío y devuelve el código de seguimiento al pedido. | Probado, falta automatizar el disparo |
Elige producto y talla, indica su DNI o RUC según quiera boleta o factura, y paga.
Shopify notifica el pedido pagado. El middleware lo guarda, reserva el stock y lo encola.
Busca al cliente en SAP y lo crea si no existe. Emite la boleta o factura, que descuenta el inventario.
Con la venta ya facturada se registra el envío y el código de seguimiento vuelve al pedido del cliente.
documento de 8 dígitos → BOLETA (serie B029) · documento de 11 dígitos → FACTURA (serie FF19)
Hoy todo corre contra el ambiente de pruebas de SAP. Ningún dato ha tocado la base productiva del club.
Todo lo probado hasta hoy
Accesos y definiciones del club
No necesita ningún permiso adicional. En particular, no requiere acceso a contabilidad general, bancos, compras ni recursos humanos.
Seis puntos. Cuatro dependen del club, dos del equipo de desarrollo.
Contratar el plan y transferir la tienda al club. Sin esto no se puede cobrar dinero real. Responsable: gerencia.
Facturar desde el almacén de indumentaria ya está probado y funciona. Falta que el club decida si se queda así o si abastece el almacén de tienda virtual. Responsable: Operaciones y TI SAP.
Crear las series de boleta y factura y entregar sus identificadores internos. Responsable: TI SAP.
Sin esto solo podrían comprar quienes ya están registrados en SAP. Responsable: TI SAP.
Pedir DNI o RUC antes del pago. Medio día de trabajo. Responsable: desarrollo.
Adaptar la emisión de comprobantes y poner el middleware en su servidor definitivo. Una semana. Responsable: desarrollo.
Los puntos 1 a 4 no dependen del equipo de desarrollo y son los que marcan la fecha. Con esos resueltos, en dos semanas la tienda queda vendiendo con la facturación y el despacho funcionando de forma automática.